Подарки сотрудникам: что нужно знать бухгалтеру?

В каждом коллективе, где царит дружеская атмосфера, когда-то возникает необходимость проводить совместные праздники. Как правило, на таких вечеринках дарят подарки сотрудникам, которые оплачивает организация. Возможность пойти и купить презенты не всегда имеется – зачастую для этого бухгалтеру требуется оформить необходимые документы и заполнить отчетность.

Подарки сотрудникам – особая категория расходов компании, которая никак не связана с профессиональной деятельностью. По этой причине многие начинающие бухгалтеры задаются вопросом, как учитывать презенты?

Выбираем подарок

Сперва определитесь с поводом сделать подарок. В случае если нужно поощрить сотрудника, лучше выписать ему премию или повысить оклад. Но для этого требуется приказ руководителя. Бухгалтер на таком основании произведет начисления.

Если корпоративные подарки стоимостью менее 4000 рублей нужно сделать к определенному событию, к примеру, на дни рождения сотрудников, свадьбы и т.п., для этого необходим договор дарения, которые могут заключать как и юристы, так и бухгалтеры.

Некоторые фирмы прибегают к помощи кадровиков и экономистов. Выдачу подарков можно предусмотреть в коллективном договоре. Все презенты и различные начисления могут быть выданы работнику только под роспись.

Оформление на бухгалтерской балансе отображается так:

• если дарится презент, нужна накладная от поставщика, приказ руководителя, счет-фактура от продавца, список работников;
• если вручается премия, наличие счета-фактуры не требуется – необходима бухгалтерская справка, список работников, приказ руководителя, произведенный ЕСН, страховые взносы и взносы в ПФР.

В случае если бухгалтерию проверяют контролирующие органы, необходимо предоставить перечень документов, названных выше. Презенты, которые передаются при помощи договора дарения, переходят в собственность к одаряемому лицу от дарителя.

Советы

Проводятся бухгалтерские отчисления по определенной статье расходов – это необходимо учитывать, чтобы избежать не целевого использования денег.

Лучше всего заранее оформлять премии и презенты, благодаря этому можно избежать различных недочетов в документации.

На корпоративных подарках с логотипом фирмы можно сэкономить, если провести их в качестве маркетинговой компании – так они считаются обоснованными. Единственное дополнительное условие – списка одобряемых лиц быть не должно.

Продолжение читайте в статье про подарок своими руками на день рождения.